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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEGLI UTENTI
ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati
Questa pagina fornisce le informazioni sul trattamento dei dati personali forniti e raccolti durante l’interazione con il sistema di intelligenza artificiale NORMA-AI. Tutti i dati saranno trattati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito “GDPR”) e nel rispetto degli obblighi di riservatezza cui si ispira il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri (di seguito “Dipartimento” o “Titolare”).
Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione Dati Personali
Il Titolare del trattamento dei dati è la Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica, Corso Vittorio Emanuele II, 116 – 00186 Roma.
Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è raggiungibile al seguente indirizzo:
Tipi di dati personali trattati, finalità e base giuridica del trattamento
Il sistema di intelligenza artificiale NORMA-AI è un assistente virtuale progettato per fornire informazioni e chiarimenti agli utenti in merito al decreto legislativo 25 novembre 2024, n. 190, c.d. Testo Unico sulle Rinnovabili (FER).
Base giuridica del trattamento
Il servizio fornito da “NORMA-AI” è svolto nell’esercizio di un compito di interesse pubblico ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR, in particolare è destinato ad agevolare i cittadini nella comprensione nella normativa sulle energie rinnovabili. “NORMA-AI” non richiede dati personali per la fruizione; l’eventuale conferimento accidentale di dati nelle domande è trattato solo nella misura strettamente necessaria a predisporre la risposta e a presidiare il corretto funzionamento del servizio, con conservazione limitata e cancellazione nei termini indicati.
La funzione vocale, disponibile in modo opzionale, è svolta sul medesimo presupposto di liceità (art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR) in quanto parte del servizio di interesse pubblico. La voce dell’utente, se utilizzata, è soltanto convertita in testo per consentire l’accesso ai contenuti; l’audio non viene registrato né conservato. In ogni caso l’utente può scegliere l’input testuale come alternativa pienamente accessibile. La progettazione rispetta il quadro di accessibilità digitale definito dalla Direttiva (UE) 2016/2102, dalla Legge 9 gennaio 2004, n. 4 e dalle Linee Guida AgID, che orientano scelte tecniche proporzionate e necessarie.
Il servizio non richiede né tratta categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR. Qualora tali informazioni fossero inserite per errore dall’utente nella conversazione, saranno cancellate e non riutilizzate per ulteriori finalità.
Dati personali forniti volontariamente dall'utente
Per interagire con NORMA-AI non è richiesto né deve essere fornito a NORMA-AI alcun dato personale. La funzionalità vocale è facoltativa ed è impiegata esclusivamente per la trascrizione voce-testo, al fine di favorire l’accessibilità del servizio; l’audio non viene conservato.
Eventuali trattamenti di dati personali avvengono esclusivamente nei casi in cui l’utente, accidentalmente e in contrasto con le indicazioni fornite, inserisca dati personali nella formulazione dei quesiti rivolti. In tali casi, i dati saranno trattati nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, minimizzazione e riservatezza, esclusivamente per l’erogazione del servizio informativo.
Eventuali dati trattati (solo se forniti volontariamente) possono riguardare:
- informazioni contenute nelle richieste scritte (es. dati identificativi);
- la voce dell’utente (in caso di interazione vocale).
Dati di navigazione – Gestione dei cookie
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dell’assistente digitale NORMA-AI ricorrono solo ai cookie tecnici di seguito riportati e non fanno uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie per il tracciamento degli utenti.
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Modalità di trattamento e tempi di conservazione dei dati
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato con logiche strettamente correlate alle finalità indicate, esclusivamente da personale autorizzato e istruito dal Titolare ai sensi dell’art. 29 del GDPR, vincolato all’obbligo di riservatezza, oppure da soggetti espressamente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Saranno adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la protezione dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato, in conformità alla normativa vigente. Il trattamento potrà avvenire mediante strumenti manuali, informatici e telematici, anche con l’ausilio di tecnologie di intelligenza artificiale, in modo da assicurare la sicurezza e la riservatezza dei dati.
I dati personali in qualsiasi caso non saranno diffusi ma saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 24 ore per finalità di monitoraggio del servizio; decorso tale termine, saranno cancellati o anonimizzati.
Comunicazione e trasferimento dei dati personali
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato per le finalità sopra indicate anche da soggetti terzi nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. I dati personali potranno essere comunicati a terzi destinatari i cui servizi siano necessari per l’espletamento delle attività del Titolare, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.
I dati personali sono trattati esclusivamente all’interno dell’Unione Europea mediante server localizzati in UE.
Diritti dell’Interessato
L’interessato ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati che lo riguardano. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli artt. 18-22 del GDPR, laddove applicabili. A tal fine è possibile:
- rivolgersi al Titolare del trattamento dati per il Dipartimento della funzione pubblica, mediante richiesta inviata all’indirizzo PEC: protocollo_dfp@mailbox.governo.it
- o mediante e-mail ai seguenti indirizzi di posta elettronica, rispettivamente certificata e ordinaria:
PEC: RPD@pec.governo.it; e-mail: responsabileprotezionedatipcm@governo.it
Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali sia avvenuto in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento, oppure di adire le competenti sedi giudiziarie, come previsto dall’art. 79.
Ulteriori informazioni sui diritti in materia di protezione dei dati personali sono disponibili sul sito web dell’Autorità Garante: https://www.garanteprivacy.it.